興瀘水務扎實做好供水檔案管理促進供水事業健康發展

時間：2010-09-15 15:23

來源：中國水網

供水檔案是城市供水設施建設的真實記錄，是城市供水的技術成果和歷史依據。搞好供水檔案管理，確保文檔的完整性、準確性，對于了解城市供水事業發展，建設和改造城市供水管網，具有十分重要的現實意義。

近年來，四川省瀘州市興瀘水務集團本著“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”的思想，不斷完善檔案管理制度，提高檔案科學管理水平，積極為供水建設提供服務，取得了良好的社會和經濟效益。公司檔案管理全部達到省、市級先進標準，實現了檔案管理工作“滿堂紅”。

一、建立組織機構，明確目標任務

瀘州水司領導十分重視檔案管理工作，檔案管理建立“領導分管、部門負責人主管、檔案專兼職人員具體管”的三級管理體制，明確職責，責任到人。公司還把檔案工作列入單位的發展規劃和年度計劃，納入分管領導和有關人員的崗位職責和目標考核范圍，做到年初有目標，年終有總評，從而確保了檔案工作有組織、有目標、形成了“上下一條心、擰成一股勁”齊抓共管的良好氛圍，使檔案管理工作一年上一個新臺階。

二、完善檔案管理制度，夯實檔案管理基礎

公司根據ISO9001質量管理要求和檔案規范化建設標準，結合本單位實際情況，建立健全一整套檔案管理制度。做到從立卷歸檔到保管統計，從檔案利用到鑒定銷毀，從檔案移交到獎懲處罰等每個環節都有據可依，為規范、高效地開展檔案工作奠定了良好的基礎。

在完善制度的同時，公司投入了大量的資金，建設檔案庫房。2005年公司遷入新建辦公大樓，庫房由以前的80平方米擴大到400平方米，實現了辦公室、閱覽室、庫房三分開。同時，公司還投入近百萬元，新購置標準檔案柜60組，購置濕度測試儀、復印機、錄音（像）機、照相機、干粉滅火器、鉛筆固定劑等，有效地維護了檔案的安全。檔案裝備達到了設備現代化、裝具標準化。

三、完善檔案管理網絡，確保文件材料收集完整。

檔案從形成到歸檔，由許多環節組成。收集的文件材料不僅包括收發的紅頭文件，還包括在供水生產、輸送和供水設施建設等活動中形成的各種統計、文書和設計資料。為確保檔案資料完整，瀘州水務集團建除配備公司級專門管理部門和專職檔案管理人員外，還在各管理部門、水廠和各安裝、維修單位指定專（兼）職檔案人員，組成從橫向到縱向的檔案管理整體網絡，并將管理工作納入單位和個人的目標責任中，嚴格考核，確保無論是在管理還是生產、銷售和安裝工作的各個階段、各個環節，都能從組織上保證檔案、文字、圖片、聲像等材料不疏漏、不散失。

四、統一業務規范，樹立質量意識，實現檔案管理現代化。

針對供水檔案種類繁多的特點，瀘州水務集團制定了企業檔案管理業務流程和規范，包括文件點收、文件整理、檔案分類、檔案名稱及編號、調卷程序等十二步驟。公司還確定專人嚴格按照業務規范標準進行核查把關,凡不符合要求的檔案一律重新整理;凡符合規范標準歸檔的檔案，堅持“四個統一”,即明確統一的檔案盒、統一的檔案袋、統一編碼和代碼、統一檔案柜。

檔案的規范管理,為檔案數字化、信息化管理提供了條件。所有的供水檔案經整理后, 公司運用計算機、激光打印機、掃描儀等高科技設備處理檔案，全面管理檔案信息,極大地提高了檢索速度和檔案的質量。在調檔、更新、歸檔過程中,都使用計算機查詢,按照提示信息查閱,工作效率明顯提高,使公司的檔案工作逐步走向了規范化、科學化、現代化的管理軌道。

五、注重開發利用，充分發揮供水檔案的使用價值

搞好供水檔案工作的根本目的是利用和服務。瀘州水務集團檔案室緊緊圍繞生產經營中心工作，主動開展檔案的利用服務工作。檔案室編制了檢索工具，并將收集到的檔案信息進行深加工，編制成全宗指南、歷年文件匯編、大事記等匯編資料。公司檔案室利用大量的檔案資料，在企業改制、重大項目的決策等方面為領導決策提供服務。在供水搶修工作中，通過檔案人員的快速查找，維修人員在最短時間內弄清了網管的布局、走向，制定出科學合理的搶修方案，減少了供水企業的經濟損失，建立了供水企業為市民服務的良好形象。

通過檔案管理人員和廣大干部員工的共同努力，瀘州水務集團檔案管理不僅實現了制度化、規范化和現代化管理；同時，檔案人員運用大量的檔案信息，直接參與公司一些主要管理、運營、基建、技改等工作，有力地推進和完善各項工作，創造了較好的經濟效益和社會效益。

（瀘州興瀘水務集團有限公司唐建華）

編輯：全新麗

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